เทคนิคในการใช้งานโปรแกรม Outlook ให้มีประสิทธิภาพ

การจัดรวมข้อมูลและทางลัดเป็นกุญแจสำคัญที่จะมีประสิทธิภาพเมื่อมันมาถึงส่งอีเมล์ลูกค้าลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน การ ตอบสนองในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่ธุรกิจเหล่านี้เพื่อให้ Microsoft ® Office Outlook ® เคล็ดลับในการกำจัดของคุณจะอยู่ในปัจจุบันและการจัดระเบียบ

1. เก็บกล่องจดหมายเป็นระเบียบเรียบร้อย สิ่งที่สำคัญที่สุดในการรักษายังเป็นบางครั้งที่ยากที่สุด: กล่องจดหมายที่สะอาด อย่ากลัวที่จะลบ! มีเซสชั่นฤดูใบไม้ผลิทำความสะอาดทุกๆสองสามเดือนเป็นสิ่งที่ดีสำหรับชีวิต มันได้รับกำจัดของรกรุงรัง รายการที่ถูกลบสามารถลบออกอย่างถาวรจากบัญชีของคุณโดยคลิกที่ว่างเปล่า เพียงแค่ให้แน่ใจว่ามีอะไรที่คุณจะต้องไปในอนาคต คุณยังสามารถเก็บรายการเก่าที่มีตัวเลือกที่เก็บอัตโนมัติ มีโฟลเดอร์หัวข้อการจัดระเบียบจะเป็นประโยชน์ตราบใดที่มีไม่แบ่งจำนวนมากที่ได้รับความสับสน นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดเก็บจดหมายในห้องเก็บของใต้ดินซึ่งจะทำงานโดยอัตโนมัติเก็บข้อความ 
2. ไม่เคยเห็น "กล่องจดหมายของคุณเต็มเกือบ" อีกครั้ง
   โฟลเดอร์เป็นวิธีที่ดีที่จะรักษาองค์กร แต่ถ้าโฟลเดอร์ที่จะเก็บไว้บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณก็จะยังคงเกิดการอุดตันกล่องจดหมายของคุณ การ จัดเก็บเหล่านี้บนฮาร์ดดิสก์ของคุณจะลดข้อความที่คุณมีในกล่องจดหมายของคุณ จึงทำให้แน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอและหลีกเลี่ยงการหวั่น "กล่องจดหมายของคุณจะเต็มเกือบ" ป๊อปอัพ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกไปยังแฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.), เยี่ยมชมนี้ของ Microsoft Office วิธี.
    บนเมนูแฟ้มให้เน้นที่ใหม่และคลิกแฟ้มข้อมูล
    เลือกแฟ้ม Office Outlook Personal Folders (. pst) และคลิก OK
    ในกล่องชื่อแฟ้มให้พิมพ์ชื่อสำหรับแฟ้มแล้วคลิก OK
    ในกล่องชื่อพิมพ์ชื่อที่แสดงสำหรับโฟลเดอร์. pstชื่อของโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับแฟ้มข้อมูลจะปรากฏในรายการโฟลเดอร์ เมื่อต้องการดูรายการโฟลเดอร์บนเมนู 'ไปให้คลิกรายการโฟลเดอร์ โดยค่าเริ่มต้นโฟลเดอร์นี้จะถูกเรียกว่าโฟลเดอร์ส่วนบุคคลนอก จากนี้คุณยังสามารถคลิกที่ "ร้านค้าใน Vault" เพื่อเลือกรายการที่คุณต้องการจะเก็บในไซเบอร์สเปซในกรณีที่คุณเคยให้พวกเขา ต้องอีกครั้ง 

3. สร้างทางลัดข้อความใหม่สำหรับ บรรดาของคุณที่อีเมลที่พบบ่อย, การตั้งค่าก่อนที่แม่แบบอีเมลและเก็บไว้ในโฟลเดอร์ทางลัดบนเดสก์ทอปของคุณจะ ตัดออกเป็นจำนวนมากเกินกว่าการพิมพ์ (และไม่ต้องสงสัยลดความเสี่ยงของ carpal อุโมงค์) ต้องการสร้างทางลัดนี้คลิกขวาบนเดสก์ทอปของคุณ:

    เลือกใหม่
    เลือกทางลัด
    'สถานที่ตั้งของรายการ' ในประเภท 'mailto:' ตามด้วยที่อยู่อีเมลของผู้รับ (ทั้งหมดโดยไม่มีช่องว่าง)
    หลังจากคลิกที่ 'ถัดไป' คุณจะสามารถตั้งชื่อโฟลเดอร์ทางลัดใหม่ของคุณเมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะมีอีเมลก่อนที่พร้อมที่จะไปทุกครั้งที่คุณคลิกที่ไอคอน

4. ที่สำนักงานการตอบกลับเป็นกุญแจสำคัญ 
การออกไปจากที่สำนักงานการตอบกลับจะทำให้เพื่อนร่วมงานและผู้ติดต่อของคุณจากการ ใช้เวลาอันมีค่าและสงสัยว่าถ้าเหตุผลที่คุณจะหลีกเลี่ยงพวกเขา ใน ขณะที่คุณยังมีความสามารถในการตรวจสอบอีเมลของคุณจากระยะไกลออกไปจากที่มี การเปิดใช้งาน Office จะอนุญาตให้ผู้อื่นรู้ว่าคุณอาจไม่ได้รับอีเมลของพวกเขาจนกว่าคุณจะกลับ มันเป็นความคิดที่ดีที่จะระบุข้อมูลที่ติดต่อในกรณีฉุกเฉินเพื่อให้ผู้ที่ต้องได้รับการติดต่อกับใครบางคนสามารถทำได้อย่างง่ายดาย ตราบเท่าที่เซิร์ฟเวอร์ของคุณทำงานบน Microsoft Exchange, การตั้งค่าอยู่ที่สำนักงานง่าย:

    เลือกเครื่องมือ
    เลือกออกจากผู้ช่วย Office
    วันที่ส่งออกไปจากที่ตอบสำนักงานให้เลือกช่วงวันที่และประเภทของข้อความ
    คลิกที่ OK
5 ตรวจสอบการสะกดเป็นกฎสำคัญของสิ่งที่เคยเขียนมันเป็นเครื่องมือที่ทำให้เราสงสัยว่าเ​​ราเคยมีตลอดโดยไม่ได้ มีวิธีง่ายๆในการตรวจสอบและแก้ไขการสะกดในอีเมลใด ๆ ที่ หากคุณคลิกขวาบนคำที่สะกดผิดตัวเลือกการสะกดคำอื่น ๆ ที่จะปรากฏให้คุณเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง เมื่อ ต้องการตรวจสอบคำสะกดอีเมลทั้งหมดเพียงกดปุ่ม F7 บนแป้นพิมพ์ของคุณและคุณจะสามารถตรวจสอบเอกสารทั้งหมดสำหรับการสะกดและ ไวยากรณ์ทั้งสอง 
6 รู้จักแป้นพิมพ์ลัดแป้นพิมพ์ลัดที่สะดวกในการตรวจสอบอย่างรวดเร็วส่งและบันทึกอีเมล บางส่วนของทางลัดที่ใช้บ่อยที่สุด (หมายถึง + 'ร่วมกับ'; ไม่สำคัญ 'นอกจาก' +) มีดังนี้:CTRL + D ลบอีเมล์นี้CTRL + R ตอบCTRL + F ไปข้างหน้าCTRL + N ข้อความใหม่CTRL + P พิมพ์CTRL + C คัดลอกCTRL + V วางCTRL + X ตัดALT + S ส่งตรวจสอบคำสะกด F7F9 ตรวจสอบจดหมายใหม่ทันทีF12 เอกสารอื่น ๆ ตามที่ลูกศรขึ้นต่อไปลงข้อความก่อนหน้าลูกศรเคล็ดลับและเทคนิคของ Outlook ช่วยให้คุณสามารถที่จะอยู่ด้านบนของสิ่งไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงานหรือขณะเดินทาง ทั้งสองทางลัดมาตรฐานและปรับแต่งจะทำให้ชีวิตของคุณมากขึ้นเมื่อมันมาถึงการโต้ตอบอย่างมีประสิทธิภาพผ่านทาง e-mail ดีกว่าที่คุณจะอยู่ที่การสื่อสารได้อย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงานและรายชื่อของคุณดีกว่าพวกเขาจะเป็นที่ติดต่อสื่อสารกับคุณ

 Organisation and shortcuts are the key to efficiency when it comes to e-mailing clients, customers and co-workers. Responding in a timely manner is crucial to business, so keep these Microsoft® Office Outlook® tips at your disposal to stay current and organised.

1. Keep a tidy inbox

The most important thing to maintain is also sometimes the most difficult: a clean inbox. Don’t be afraid to delete! Having a spring cleaning session once every few months is good for the soul. It gets rid of clutter; Deleted items can be permanently removed from your account by clicking Empty. Just be sure there’s nothing you will need in the future. You can also archive old items with the Auto Archive option. Having organised topic folders is helpful, as long as there aren’t so many subdivisions that it gets confusing. You can also store mail in the vault, which will automatically archive messages.

2. Never see “Your mailbox is almost full” again

Folders are a great way to maintain organisation; however, unless folders are stored on your hard drive, they will still clog your inbox. Storing these on your hard drive will reduce the messages you have in your inbox, therefore making sure there is enough space, and avoiding the dreaded “Your mailbox is almost full” pop up.

For more information on saving to a Personal Folder file (.pst), visit this Microsoft Office How-to.[1]

1. On the File menu, highlight New, and click Outlook Data File.
2. Select Office Outlook Personal Folders File (.pst), and click OK.
3. In the File name box, type a name for the file, then click OK.
4. In the Name box, type a display name for the .pst folder.

The name of the folder that is associated with the data file appears in the Folder List. To view the Folder List, on the Go menu, click Folder List. By default, the folder will be called Personal Folders.

You can also click on “Store in Vault” to select which items you would like to keep in cyberspace- in case you ever need them again.

3. Create a new message shortcut

For those of you who email frequently, setting up pre-addressed email templates and storing them in a shortcut folder on your desktop will cut out a lot of excess typing (and undoubtedly lower your risk of Carpal Tunnel). To create this shortcut, right click on your desktop:

• Select New
• Select Shortcut
• In ‘Location of Item’ type ‘mailto:’ followed by the recipient’s email address (all with no spaces)
• After clicking ‘Next,’ you will be able to name your new shortcut folder

Once you are finished, you will have a pre-addressed email ready to go, every time you click the icon.

4. Out of Office replies are key

Out of Office replies will keep your colleagues and contacts from spending precious time wondering if and why you are avoiding them. While you still have the ability to check your email remotely, having Out of Office enabled will allow others to know that you may not receive their email until you return. It’s a good idea to include emergency contact information so those who need to get in touch with someone can do so easily. As long as your server runs on Microsoft Exchange, setting up Out of Office is simple:

• Select Tools
• Select Out of Office Assistant
• Check Send Out of Office Replies, select date range, and type message
• Click OK

For more details, click here.

5. Spell checking is the cardinal rule of anything ever written

It is a tool that makes us wonder how we ever got along without it. There are simple ways to check and correct spelling in any e-mail. If you right click on a misspelled word, other spelling options for that word will appear, allowing you to choose one. To spell check an entire email, simply press F7 on your keyboard and you will be able to check the entire document for both spelling and grammar.

6. Know keyboard shortcuts.

Keyboard shortcuts are convenient to quickly check, send, and save emails. Some of the most commonly used shortcuts (+ means ‘in combination with’; not the + ‘addition’ key) are:

CTRL + D Delete
CTRL + R Reply
CTRL + F Forward
CTRL + N New Message
CTRL + P Print
CTRL + C Copy
CTRL + V Paste
CTRL + X Cut
ALT + S Send

F7 Spell Check
F9 Check for Mail
F12 Save Document As

Up arrow Next Message
Down arrow Previous Message

For a full list of keyboard shortcuts for Outlook, click here.

Outlook tips and tricks allow you to stay on top of things, whether you’re in the office or on the go. Both standard and customisable shortcuts will make your life a lot easier when it comes to interacting efficiently via e-mail. The better you are at communicating quickly with your colleagues and contacts, the better they will be at communicating with you.